Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Verwaltung und Stiftungsorganisation
Jobbeschreibung
Als Stiftung aus privater Initiative entstanden, zählt das Lyrik Kabinett heute zu den bedeutenden Einrichtungen für Lyrik in Europa. Als ausschließlich der Dichtung gewidmetes Forum unterhalten wir eine der größten auf Lyrik spezialisierten Bibliotheken weltweit. Mit rund 50 Literaturveranstaltungen im Jahr, eigenen Buchpublikationen sowie verschiedenen Kooperationen im lokalen, nationalen und internationalen Literaturbetrieb schaffen wir einen lebendigen Ort der Begegnung, des kulturellen und wissenschaftlichen Austauschs und der Vermittlung. Unser Ziel ist es, möglichst viele Menschen für Gedichte zu begeistern. Insbesondere möchten wir mit unseren Projekten Kindern und Jugendlichen einen Zugang zu Poesie und Sprache ermöglichen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Freude an Organisation, Verwaltung und Kommunikation hat und den laufenden Betrieb unserer Stiftung eigenverantwortlich mitgestaltet. Die Stelle verbindet klassische Verwaltungsaufgaben mit der Mitarbeit in einem inspirierenden kulturellen Umfeld.
Ihre Aufgaben
· Assistenz der Geschäftsführung und des Vorstands im operativen Tagesgeschäft
· Organisation des Büros, Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz und allgemeiner Anfragen, telefonische Kommunikation
· Verwaltung von Verträgen und Pflege administrativer Abläufe
· Koordination externer Dienstleister, insbesondere IT
· Finanzverwaltung, insbesondere Zahlungsverkehr, Buchungen sowie Vorbereitung von Anträgen, Verwendungsnachweisen und Unterlagen für den Jahresabschluss
· Bearbeitung von Bestellungen und Versand der Publikationen der Stiftung einschließlich Rechnungsstellung
· Administrative Betreuung von Lesungen, Tagungen und weiteren Projekten einschließlich Vorbereitung, Personalkoordination und Abrechnung
· Betreuung der Mitglieder des zugehörigen Freundeskreises
· Organisation der Vermietung unserer Veranstaltungsräume einschließlich Vertragswesen und Rechnungsstellung
· Personalbuchhaltung / Unterstützung der externen Personalbuchhaltung
· Allgemeine organisatorische und praktische Aufgaben im Haus, die den reibungslosen Ablauf des Tagesbetriebs sicherstellen
Ihr Profil
· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (auch der Geistes-, Kultur- oder Sozialwissenschaften) mit einschlägiger, mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Verwaltung, Assistenz oder Office Management)
· Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick; Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und vielfältige Aufgaben eigenständig zu koordinieren
· Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; Erfahrung mit Buchhaltungssoftware ist von Vorteil
· Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit
· Diskretion
· Englischkenntnisse
· Interesse an Literatur und Kultur sowie die Bereitschaft, sich mit den gemeinnützigen Zielen, Themen und Aufgaben unserer Stiftung zu identifizieren
Wir bieten
· Eine sehr verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit eigenen Gestaltungsspielraum
· Die Mitarbeit in einer renommierten Literaturinstitution mit internationaler Vernetzung, ein inspirierendes und ästhetische anregendes und sinnstiftendes Arbeitsumfeld
· Die Möglichkeit, kulturelle Veranstaltungen, Publikationen und Vermittlungsprojekte organisatorisch und administrativ zu begleiten
· Ein engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
· Eine unbefristete Stelle mit einer der Verantwortung angemessenen Bezahlung
· Flexible Arbeitszeitgestaltung
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
Stiftung Lyrik Kabinett
1 offene Stelle
